Manter a mesa de trabalho organizada é um dos fatores chave para aumentar a produtividade e promover o bem-estar no ambiente de trabalho. Uma mesa arrumada não só facilita o acesso rápido e eficiente aos materiais necessários, como também cria um ambiente mais agradável e menos estressante. A desordem pode ser uma fonte constante de distração e frustração, enquanto uma mesa organizada ajuda a clarear a mente e a focar nas tarefas mais importantes. A organização da mesa é, portanto, um passo essencial para criar um espaço de trabalho que favorece o desempenho e a saúde mental.
Visão Geral do Que Será Abordado no Artigo
Neste artigo, vamos explorar cinco dicas essenciais para manter sua mesa sempre organizada. Começaremos abordando a importância de eliminar o desnecessário e como isso pode contribuir para um ambiente mais eficiente. Em seguida, discutiremos como categorizar e agrupar itens para facilitar o acesso e a utilização. Vamos explorar o uso de organizadores de mesa, destacando os diferentes tipos e suas vantagens. Também falaremos sobre a criação de uma rotina de organização, que é fundamental para manter a mesa arrumada a longo prazo. Por fim, veremos a importância de manter apenas os itens essenciais à vista, garantindo um espaço de trabalho limpo e funcional. Essas dicas não só ajudarão a melhorar a sua organização, mas também a aumentar a produtividade e o bem-estar no seu dia a dia.
2. Elimine o Desnecessário
O primeiro passo para uma mesa organizada é se livrar de tudo aquilo que não é essencial. Acumular objetos desnecessários só contribui para a desordem e dificulta a concentração. Esta etapa é crucial para criar um ambiente de trabalho mais limpo, funcional e produtivo.
Identifique itens desnecessários e livre-se deles:
Identificar o que é supérfluo pode parecer desafiador no início, mas algumas perguntas podem te ajudar nesse processo:
“Usei isso na última semana/mês?” Se a resposta for não, a probabilidade de você precisar desse item em breve é baixa.
“Tenho duplicatas disso?” Se você possui mais de um item com a mesma função, como várias canetas ou blocos de notas, escolha os melhores e descarte os restantes.
“Este item está quebrado, danificado ou sem utilidade?” Objetos quebrados, canetas sem tinta, papéis amassados ou rasgados só ocupam espaço e contribuem para a desordem.
Categorias comuns de itens desnecessários em uma mesa:
Papéis antigos: Rascunhos, anotações antigas, impressões desnecessárias, jornais e revistas velhas.
Canetas sem tinta, lápis quebrados, borrachas gastas: Materiais de escrita que não funcionam mais.
Embalagens vazias, caixas e outros recipientes sem uso: Itens que ocupam espaço desnecessariamente.
Objetos quebrados ou danificados: Itens que não têm mais utilidade e só contribuem para a bagunça.
Brindes e objetos acumulados sem função: Itens que você ganhou ou acumulou ao longo do tempo, mas que não têm nenhuma utilidade prática.
Formas de se livrar dos itens:
Reciclagem: Papéis, embalagens e outros materiais recicláveis devem ser destinados à coleta seletiva.
Doação: Livros, revistas, objetos em bom estado e que não te servem mais podem ser doados para instituições de caridade ou bibliotecas.
Descarte adequado: Itens quebrados, danificados ou sem utilidade devem ser descartados corretamente, seguindo as normas de coleta do seu município.
Digitalização: Documentos importantes que você precisa guardar, mas que não precisa ter em papel, podem ser digitalizados e armazenados digitalmente.
Dicas para fazer uma limpeza eficiente:
Após identificar e separar os itens desnecessários, é hora de fazer uma limpeza eficiente na sua mesa:
Remova tudo da mesa: Esvazie completamente a superfície da mesa para ter uma visão clara do espaço.
Limpe a superfície: Use um pano úmido com um produto de limpeza adequado para limpar a superfície da mesa, removendo poeira, manchas e outras sujeiras.
Limpe os objetos que permanecerão na mesa: Limpe os organizadores, porta-lápis, telefone e outros objetos que você pretende manter na mesa.
Organize os cabos: Se houver cabos na sua mesa, organize-os com abraçadeiras, presilhas ou organizadores específicos para evitar a bagunça.
Devolva apenas o essencial: Após a limpeza, coloque de volta na mesa apenas os itens que você realmente utiliza com frequência.
Lembre-se: menos é mais. Uma mesa livre de excessos facilita a concentração, melhora o fluxo de trabalho e proporciona um ambiente mais agradável e produtivo. Ao eliminar o desnecessário, você estará criando a base para uma organização eficaz e duradoura.
3. Categorize e Agrupe os Itens
Após a etapa de eliminar o desnecessário, o próximo passo crucial para uma mesa organizada é categorizar e agrupar os itens restantes. Essa prática facilita a localização dos objetos, otimiza o espaço disponível e contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente.
Como agrupar itens por categoria:
A categorização consiste em separar os itens por tipo ou função, criando grupos lógicos que facilitem a organização e o acesso. Algumas categorias comuns em uma mesa de trabalho incluem:
Materiais de escrita: Canetas, lápis, marcadores, borrachas, lapiseiras, grafites, etc.
Papéis e documentos: Documentos importantes, rascunhos, anotações, formulários, etc. Subdivida essa categoria em:
Documentos para arquivar.
Documentos em uso.
Documentos para revisar.
Suprimentos de escritório: Clipes, grampos, percevejos, elásticos, fitas adesivas, tesouras, colas, etc.
Itens de informática: Cabos, adaptadores, pen drives, HDs externos, etc.
Objetos pessoais: Chaves, carteira, óculos, fones de ouvido, etc.
Itens de uso diário: Agenda, bloco de notas, calculadora, etc.
Ao categorizar os itens, considere a frequência de uso de cada grupo. Os itens mais utilizados devem ficar em locais de fácil acesso, enquanto os menos utilizados podem ser armazenados em locais menos acessíveis.
Dicas para categorizar:
Comece com categorias amplas e depois refine: Se necessário, subdivida as categorias em grupos menores e mais específicos. Por exemplo, dentro da categoria “papéis e documentos”, você pode criar subcategorias como “contas a pagar”, “contratos”, “relatórios”, etc.
Seja consistente: Mantenha a mesma lógica de categorização para todos os itens da sua mesa. Isso facilita a memorização da localização de cada objeto e evita confusões.
Adapte as categorias às suas necessidades: As categorias apresentadas são apenas sugestões. Crie categorias que façam sentido para o seu tipo de trabalho e para os seus hábitos.
Ferramentas e organizadores que podem ajudar:
Após categorizar os itens, é hora de utilizar ferramentas e organizadores que ajudem a manter cada grupo em seu devido lugar. Existem diversas opções disponíveis no mercado, e a escolha ideal dependerá das suas necessidades e do espaço disponível na sua mesa:
Porta-lápis e canetas: Mantêm os materiais de escrita organizados e à mão. Existem modelos com diferentes tamanhos, formatos e compartimentos.
Bandejas para documentos: Ideais para organizar papéis e documentos em pilhas organizadas, evitando o acúmulo desordenado sobre a mesa.
Organizadores de mesa com gavetas ou compartimentos: Oferecem diferentes espaços para armazenar diversos tipos de itens, como clipes, grampos, blocos de notas e outros objetos pequenos.
Caixas organizadoras: Disponíveis em diversos tamanhos e materiais, as caixas organizadoras são ótimas para guardar itens maiores ou em maior quantidade, como cabos, adaptadores ou outros suprimentos de escritório.
Pastas e arquivos: Essenciais para organizar documentos importantes e mantê-los protegidos. Utilize etiquetas para identificar o conteúdo de cada pasta.
Divisórias de gaveta: Criam compartimentos dentro das gavetas, separando diferentes tipos de itens e otimizando o espaço interno.
Quadros de cortiça ou magnéticos: Úteis para fixar recados, lembretes e outros papéis importantes, evitando que fiquem soltos pela mesa.
Dicas para escolher os organizadores:
Considere o tamanho da sua mesa: Escolha organizadores que se encaixem bem no espaço disponível, sem ocupar muito espaço.
Priorize a funcionalidade: Opte por organizadores que atendam às suas necessidades específicas e facilitem o acesso aos itens.
Escolha materiais duráveis e fáceis de limpar: Materiais como plástico, acrílico e metal são boas opções, pois são resistentes e fáceis de limpar.
Combine diferentes tipos de organizadores: A combinação de diferentes tipos de organizadores pode criar um sistema de organização mais completo e eficiente.
Ao categorizar os itens e utilizar as ferramentas e organizadores adequados, você estará criando um sistema de organização eficiente que te ajudará a manter sua mesa sempre organizada e produtiva.
4. Utilize Organizadores de Mesa
Tipos de Organizadores de Mesa (Bandejas, Divisórias, etc.)
Para manter sua mesa sempre organizada, os organizadores de mesa são ferramentas indispensáveis. Existem vários tipos disponíveis no mercado, cada um com suas próprias vantagens e propósitos específicos:
Bandejas de Papel: Ideais para organizar documentos e correspondências. Elas podem ser empilhadas para maximizar o espaço vertical e manter os papéis organizados por prioridade ou categoria.
Divisórias de Gaveta: Perfeitas para separar pequenos itens como canetas, lápis, grampeadores e clipes de papel. As divisórias ajustáveis permitem personalizar o espaço de acordo com suas necessidades.
Porta-Canetas e Porta-Lápis: Essenciais para manter suas canetas, lápis e marcadores organizados e ao alcance. Eles vêm em vários designs e tamanhos para se adequarem ao seu estilo e espaço disponível.
Suportes para Documentos: Úteis para manter documentos importantes à vista e de fácil acesso. Eles ajudam a evitar que papéis importantes sejam perdidos entre outros materiais.
Caixas de Armazenamento: Ótimas para guardar itens que você não usa com frequência, mantendo-os organizados e fora da vista, mas ainda facilmente acessíveis quando necessário.
Como Escolher o Organizador Certo para Suas Necessidades
Escolher o organizador de mesa certo pode fazer uma grande diferença na eficácia da sua organização. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a tomar a decisão correta:
Avalie Suas Necessidades: Antes de comprar organizadores, faça um inventário dos itens que você precisa armazenar. Identifique quais materiais você usa com mais frequência e quais podem ser guardados.
Considere o Espaço Disponível: Meça o espaço da sua mesa e das gavetas para garantir que os organizadores escolhidos se encaixem adequadamente. Evite sobrecarregar sua mesa com muitos organizadores, para não comprometer a área de trabalho.
Escolha Funcionalidade e Estética: Procure organizadores que não apenas atendam às suas necessidades funcionais, mas também complementem a estética do seu espaço de trabalho. Um ambiente visualmente agradável pode aumentar a motivação e o bem-estar.
Opte por Produtos de Qualidade: Investir em organizadores de boa qualidade pode valer a pena a longo prazo. Produtos duráveis e bem construídos resistem melhor ao uso diário e mantêm sua funcionalidade por mais tempo.
Versatilidade e Ajustabilidade: Prefira organizadores que ofereçam flexibilidade, como divisórias ajustáveis e bandejas empilháveis, permitindo que você adapte o espaço conforme suas necessidades mudam.
5. Crie uma Rotina de Organização
Estabeleça um Horário Fixo para Arrumar a Mesa
Para garantir que sua mesa permaneça organizada a longo prazo, é essencial estabelecer um horário fixo para arrumá-la regularmente. Escolha um momento que funcione bem na sua rotina diária ou semanal, como no final do dia de trabalho ou antes de iniciar novas tarefas na segunda-feira. Considere dedicar alguns minutos todas as manhãs para uma rápida organização, garantindo que você comece o dia com um espaço limpo e arrumado. Esse hábito simples pode fazer uma grande diferença na manutenção da ordem e na preparação do seu ambiente para um trabalho produtivo.
Dicas para Manter a Rotina de Organização
Defina um Alarme ou Lembrete: Configure alarmes ou lembretes no seu telefone ou computador para lembrar de arrumar a mesa nos horários designados. Isso ajuda a criar consistência e torna a organização parte da sua rotina diária.
Faça uma Limpeza Rápida Diária: Reserve alguns minutos no final de cada dia de trabalho para uma limpeza rápida da mesa. Jogue fora papéis desnecessários, guarde materiais nos devidos lugares e organize qualquer desordem que tenha se acumulado ao longo do dia.
Use Checklists: Crie uma checklist com as tarefas de organização que você precisa realizar regularmente. Isso pode incluir organizar documentos, limpar a superfície da mesa, reabastecer materiais de escritório e descartar itens desnecessários.
Mantenha Itens de Limpeza à Mão: Tenha sempre à disposição um pano de limpeza, produtos de limpeza e um pequeno cesto de lixo. Isso torna mais fácil e rápido realizar pequenas limpezas diárias sem precisar procurar materiais de limpeza.
Reavalie e Adapte: Periodicamente, reavalie a eficácia da sua rotina de organização e faça ajustes conforme necessário. Se perceber que alguma técnica não está funcionando, experimente uma abordagem diferente até encontrar o que melhor se adapta ao seu estilo de trabalho.
Envolva-se: Envolva-se ativamente no processo de organização. Tome consciência dos itens que você realmente precisa manter à vista e dos que podem ser guardados. Quanto mais você se dedicar à organização, mais natural ela se tornará.
6. Mantenha Apenas o Essencial à Vista
Priorize Itens que Você Usa Diariamente
Manter apenas os itens que você usa diariamente à vista é uma das melhores maneiras de garantir que sua mesa permaneça organizada e funcional. Priorize materiais que você utiliza com frequência, como canetas, cadernos, agenda, e equipamentos de trabalho essenciais. Isso não só facilita o acesso rápido a esses itens, mas também ajuda a evitar o acúmulo de objetos desnecessários na superfície da mesa. Ao limitar o número de itens visíveis, você cria um espaço mais limpo e eficiente, permitindo que você se concentre melhor nas tarefas diárias.
Armazene Itens Pouco Usados em Gavetas ou Prateleiras
Para manter a organização, é importante que itens pouco usados sejam armazenados de maneira adequada. Utilize gavetas e prateleiras para guardar materiais que não são necessários no seu dia a dia. Isso inclui documentos antigos, suprimentos de escritório extras e outros objetos que você utiliza ocasionalmente. Etiquete as gavetas e caixas de armazenamento para facilitar a localização dos itens quando precisar deles. Ao manter a superfície da mesa livre de desordem, você cria um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo.
Conclusão
Recapitulação das Dicas Principais
Manter a mesa de trabalho organizada é essencial para aumentar a produtividade e promover um ambiente de trabalho saudável. Neste artigo, discutimos cinco dicas essenciais para ajudar a manter sua mesa sempre em ordem. Primeiramente, eliminamos o desnecessário, garantindo que apenas itens essenciais permaneçam à vista. Em seguida, abordamos a importância de categorizar e agrupar itens, utilizando organizadores de mesa para otimizar o espaço. Também exploramos a criação de uma rotina de organização, estabelecendo horários fixos para arrumar a mesa regularmente. Por fim, destacamos a importância de manter apenas o essencial à vista e de armazenar itens pouco usados em gavetas ou prateleiras.
Incentivo para os Leitores Implementarem Essas Dicas no Dia a Dia
Implementar essas dicas no seu dia a dia pode fazer uma grande diferença na qualidade do seu ambiente de trabalho. Ao dedicar alguns minutos diários à organização, você cria um espaço mais funcional e agradável, reduzindo o estresse e aumentando a eficiência. Lembre-se de que a organização é um processo contínuo, e pequenas ações regulares podem trazer grandes resultados. Experimente colocar essas dicas em prática e veja como uma mesa organizada pode transformar sua rotina de trabalho e melhorar seu bem-estar.
